• در قدم اول کلیه متنی که نیاز دارید تا مرتب شود را انتخاب کنید.
• در سربرگ Home بر روی گزینه Sort کلیک کرده و در پنجره باز شده ok را انتخاب کنید.
• در نرم‌افزار Word، مشکلی در متن‌های فارسی مشاهده می‌شود و آن این است که مرتب‌سازی کلمات با شروع «ا» است و «آ» بعدازاین حرف است.
• در مرتب ‌سازی فایلهای ورد برای پیشگیری از این موضوع، قبل از کلیک بر روی ok، گزینه Options را انتخاب کنید و پنجره باز شده Sorting Language را بر روی گزینه None تنظیم کنید.
• پس از این در پنجره sort text، با کلیک بر ابزار، گزینه‌های زیادی برای مرتب کردن یک لیست وجود دارد که برخی از آنها عبارت‌اند از:

گزینه‌های قسمت 1: انجام مرتب‌سازی بر روی هر پاراگراف، بر روی عناوین یا فیلد

گزینه‌های قسمت 2: انجام مرتب‌سازی متن، عدد یا تاریخ

گزینه‌های قسمت 3: صعودی (به ترتیب حروف الفبا) یا نزولی (برخلاف حروف الفبا)

• در پنجره sort option با کلیک بر روی گزینه option و Sorting Language، زبان متناسب با متنی که مرتب‌سازی آن انجام می‌شود را انتخاب می‌کنیم.
• چنانچه لیست مرتب شده شما به‌صورت جدول تهیه شده باشد، پس از انتخاب کل جدول، بر روی ابزار مرتب‌سازی کلیک کرده تا موارد دیگر به پنجره Sort اضافه شود. این موارد به کاربر این امکان را می‌دهد تا فهرست خود را بر اساس ستون‌ها نیز مرتب کند.
• در این صورت در قسمت My list has دو گزینه نشان داده می‌شود که گزینه Header rows، ردیف اول جدول را به‌عنوان نام ستون شناسایی می‌کند و نام ستون‌ها را در کشو نمایش می‌دهد. با این روش کار شما برای شناسایی و مرتب‌سازی ستون‌ها راحت‌تر می‌شود.